成功するビジネスミーティングを実行する方法

ビジネスミーティング！ あらゆるビジネスの中で最も恐ろしいが不可欠な活動の1つです！ 会議が従業員と上司、チームメンバー間、またはクライアントとの会議であるかどうかにかかわらず、ビジネス会議の重要性は常に議論されてきました。 一部の雇用主は、商談は時間の無駄だと感じていますが、他の雇用主は、これらの会議が生産的であると強く感じています。 さて、ビジネス会議がプラスまたはマイナスの影響を与えるかどうかは、それらが組織され、実施される方法に依存します。

テクノロジーは、ビジネス会議の実施方法をさらに変革しました。 会議に参加する人々が部屋に向かい合って立ち会わなければならなかった時代は終わりました。 ezTalks Cloud Meetingのような製品は、ビデオ会議をオンラインで実施し、ビジネスコミュニケーションを簡単かつ迅速にすることを可能にしました。 これで、分散した場所にいる人々の間でリアルタイムのテレプレゼンス会議を行うことができます。 あなたのビジネスミーティングが完全に混乱してしまうなら、あなたはミーティングのやり方を変える時が来ました。 ビジネスミーティングを成功させるためのヒントをいくつかご紹介します。

1.必要

会議に電話したり、カレンダーの招待状を送信したりする前に、会議やディスカッションが絶対に必要かどうかを自問してください。 他にコミュニケーションをとる方法はありませんか？ 話し合う必要のあるポイントのリストはありますか？ 会議の目的を定義しましたか？ また、会議に招待する必要がある人を選択する際には、これらの質問を考慮する必要があります。 会議に誰が参加する必要があるかを考え、事前に通知します。 会議に大勢の人を集めるだけでは時間の無駄です。 出席者リストを確認して、決定を下す権限を与えられた人または人のグループが少なくとも何人かいることを確認します。

2.アジェンダを定義する

特定の議題や目標を設定せずにビジネス会議を開催すると、混乱が生じることになります。 メールまたは通信している他のネットワークで会議の議題を指定することは常に良い習慣です。 ドキュメントの紹介を計画している場合は、事前にそのドキュメントまたは関連情報を会議の参加者に電子メールで送信できます。 これにより、ドキュメントを読み、質問や質問に備える時間ができます。 このアプローチは、会議中の情報をよりよく理解するのにも役立ちます。 漠然とした会議は決して時間の有効活用ではないことを忘れないでください。

3.タイムライン

議題とともに、会議のタイムラインも作成する必要があります。 これは、議論する必要のあるポイントが複数ある場合に非常に重要です。 トピックごとに時間制限を定義する必要があります。 そうしないと、結論が出ずに1つのポイントだけが会議全体に広がります。 会議の開始時刻と同様に、会議の終了時刻も定義して、招待メールで伝えます。 非常に必要な場合を除いて、1時間以上の会議の実施は避けてください。

4.リーダーシップ

会議が軌道に乗らないようにするために、すべての会議には効果的なリーダーが必要です。 通常、ビジネスミーティングで電話をかけている人、または連絡先となる人がリーダーになることができます。 それ以外の場合は、完全な会議を実施する人を指定します。 リーダーとして常に上級社員がいる必要はありません。 エグゼクティブからマネージャーまで、誰でもかまいません。 リーダーとは、その特定の問題でチームを指導している人です。

5.テクノロジーを活用する

すべての会議で対面のコミュニケーションや物理的なプレゼンスが必要なわけではありません。 これらの種類の会議は時間がかかるため、最小限に抑えるようにしてください。 テクノロジーを活用してビジネス会議を実施する必要があります。 携帯電話でのコミュニケーションからezTalksCloudビデオコラボレーションの選択まで、会議を実施するためのさまざまな技術サポートの方法があります。 テクノロジーツールを使用すると、柔軟性と利便性が保証されます。 また、時間を節約し、関連するコストを削減します。

6.迅速に

会議を時間どおりに開始し、時間どおりに終了します。 迅速に行動することで、自分の時間だけでなく他の人の時間を大切にしていることを示します。 それはまたあなたが良い評判を築くのを助け、人々はあなたの会議に出席するために努力するでしょう。 従業員は、時間どおりに開始されない、または際限なく続く会議を避けていることがわかっています。

7.準備する

盲目的に会議に突入しないでください！ 準備ができているか、少なくともトピックについてある程度の知識があることを確認してください。 会議のトピックを知っているだけでは、会議の内容を知っているわけではありません。 ビジネスミーティングを実施している場合は、ミーティングの前に資料を提供するのがあなたの義務です。 会議に招待された場合は、準備された会議に行くために、事前の会議資料を要求することができます。

ビジネスミーティングは、ミーティングに参加する人々がそもそもなぜそこにいるのか不思議に思っていない場合にのみ有効です。 電子メールや電話で処理できるものについては、商談を行わないでください。 音声会議またはビデオ会議を優先して、対面の物理的な会議を減らします。 ビジネスミーティングを成功させる方法を知ることはスキルです。必ずマスターしてください。