効果的な仮想チームミーティングを実行するための7つのヒント

チームミーティングは、日常のビジネスライフに欠かせない要素です。それが正しく扱われるならば、それはとても多くを届けることができます。しかし、現代の企業では、ますます多くの人々がリモートで作業しています。対面式の会議よりもはるかに多くの議論が仮想会議として行われます。仮想チーム会議を効果的に実行することはそれほど簡単ではありません。ここでは、7つのヒントとコツを紹介します。

ヒント1.仮想会議ソフトウェアを選択します

使用する仮想会議ソフトウェアに、必要なすべての機能が備わっていることを確認してください。市場をリードするものの1つは、効果的な範囲の機能を備えたezTalks Cloud Meetingです：最大500人の参加者のチーム会議、会議の数に制限なし、会議のスケジュール、HDビデオとオーディオ、画面共有、記録と再生、ホワイトボード、 Mac、Windows、iOS、Androidと互換性があります。

ヒント2.議題、紹介、アクション

定期的なチームミーティングでは、チームメンバーを紹介する必要はほとんどありません。チームに新しいメンバーがいる場合は例外としますが、貴重な時間を無駄にしないでください。しかし、誰もが自分の意見を準備できるように、事前に議題を見る必要があります。また、セッション中に記録されたアクションがすべての人に表示されるようにします。これを実現するための1つの成功した方法は、続行するときに画面上でアクティビティログを共有することです。

ヒント3.礼儀正しく文化的に認識している

効果的な仮想チーム会議を実行するには、各参加者は、礼儀正しく、敏感である必要があることをこれまで以上に認識する必要があります。テクノロジーがあなたに魔法の盾を提供すると考えるのは簡単すぎます。あるいは、あなたが並んでいないとき、友好的なからかいはそれほど友好的ではないことを忘れてしまいます。

ヒント4.定例会議のスケジュール

仮想チーム会議の大きな利点の1つは、仮想会議ソフトウェアが定期的な会議のスケジュールセッションをサポートできることです。繰り返しになりますが、ezTalks Cloud Meetingは、セッションに参加するために必要なリンクを含む、定期的な会議の会議リマインダーを提供します。

ヒント5.マルチタスクなし

仮想チーム会議の参加者として、覚えておく必要のあるルールがいくつかあります。家にいても服を着る必要があるだけでなく（礼儀正しいだけです）、何が起こっているかに集中してください。マルチタスクしないでください。メールを受け取らないでください。ドアに答えるためにさまよってはいけません。飲み物を作らないでください。昼食は食べないでください。次のキュービクルで隣人とチャットしないでください！

いくつかの理由から、仮想チーム会議は純粋な音声会議よりもはるかに効果的です。おそらく最も重要なのは、人々がマルチタスクを実行するのを防ぐのに役立つことです。彼らが彼らが見られることができると知っているならば、課せられた規律があります。同様に、ドキュメント、プレゼンテーション、チャート、ワークシートを共有できることで、より高いレベルの相互作用と関与が可能になります。

ヒント6.すべきこととすべきでないこと

仮想チーム会議の上位4つ

•他のすべてのチームメンバーに礼儀正しくする

•特に国際チームの場合は、はっきりと話し、通常より少し遅く話します

•体の動きを最小限に抑え、ゆっくりと自然に身振りで示す

•カメラを直視してアイコンタクトを維持します–無駄にしないで、自分自身を見てください！

仮想チーム会議を成功させるための上位4つの禁止事項

•気が散るような音を立てたり、騒がしい宝石を身に付けたり、マイクを覆ったりしないでください。

•叫んだり、気を散らすような動きをしたりしないでください

•他のスピーカーの邪魔をしないでください

•あなたの場所でサイドカンバセーションを続けないでください

ヒント7.ウォータークーラーセッションを終了します

実際の会議と同じように、セッションで何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを簡単に確認する時間を作ります。人々が角を曲がって、噴水の周りに集まるときにすべての人に不平を言うのではなく、胸から物を降ろしてみましょう。

概要

上記は、仮想チーム会議を効果的にリードする方法に関する7つのヒントです。仮想チーム会議はこれまで以上に一般的になりつつあります。ただし、定期的なチーム会議での使用はまだかなり新しいものです。有能な基盤テクノロジーのセットを選択し、対面式の集まりで予想されるよりも厳格な規律を適用する限り、仮想会議は実際のセッションよりもさらに費用効果が高くなります。