会議を成功させるための仮想会議のエチケットトップ7

世界中で、会議はインターネット、電話回線、ビデオ会議やその他のテクノロジー手段を使用して行われています。この種の会議の利点は、同僚が1つの地理的な場所にいなくても、プロジェクトに会って話し合うことができることです。

仮想会議は、企業が出張を予約することなく会議を実施できるため、時間を大幅に節約できます。仮想会議には多くの利点がありますが、ビデオ会議、電話会議、またはWeb会議の一連のオプションから選択するだけではなく、大きな課題があります。以下に紹介するのは、会議を成功させるための7つの効果的な仮想会議のエチケットです。

アジェンダを定義する

仮想会議は時間を節約し、生産性を向上させることを目的としていることを理解してください。そのため、実行時間が長すぎないようにする必要があります。仮想会議のリーダーとして、開始時間と終了時間をスケジュールし、会議をできるだけ簡潔にします。 1時間の会議をスケジュールする場合は、一部の参加者が会話を雑草に取り入れるため、1時間以上かかることがあります。したがって、以前に意図した時間の半分の時間で会議をスケジュールします。議題を準備し、参加者に会議の目的を知らせます。参加者は、会議の目的を尊重する必要があります。

適切なサービスを選択する

次に言及したい仮想会議のエチケットは、使用する予定のテクノロジーが良好な動作状態にあることを事前に確認することです。なんで？これにより、必要な調整を行うための十分な時間が与えられます。信頼できるサービスを選択することは、仮想会議を成功させるための鍵です。ビデオ会議サービスプロバイダーはたくさんありますが、主に高解像度の画像とクリアな音声があるため、ezTalkCloudMeetingをお勧めします。

注目すべき機能には、ホワイトボードの共同共有、画面共有、グループチャット、プライベートチャットなどがあり、後で再生するために記録することができます。それがすべてではありません！このサービスでは、最大500人の参加者との仮想会議を開催できます。

参加者の関心を維持する

仮想会議はすぐに開始される傾向があり、関係構築に悪影響を与える可能性があります。ファシリテーターとして、参加者につながりを感じさせる必要があります。そうすれば、生産的な会議ができます。どのように？各参加者に、グループに対して自分自身を特定するように依頼します。また、名前を述べるように彼らに思い出させてください。聴衆の関心を維持するためのもう1つの方法は、チャットで質問したり回答したりすることです。会議に自分の声を追加しない参加者がいる場合は、参加者をミュートする必要があります。そうすれば、その場所からのノイズが会議の邪魔にならないようになります。

簡潔に話すようにしてください

あなたがリーダーであるならば、あなたのポイントを簡潔にしてください。参加者が1人だけの場合、仮想会議は退屈なものになる可能性があります。参加者は、会話を支配している一人の人の話を聞くのにうんざりします。参加者は、積極的に関与していると感じ、発言して意見を述べる機会を持つ必要があります。

参加者の間に時間の遅れがある場合があるので、あなたは彼らに彼らのスピーチをするために十分な時間を与える必要があります。あなたがあなたの意見を述べることを意図している参加者であるならば、あなたが説明し始める前に自己紹介することから始めてください。

他のプログラムを閉じる

もう1つの仮想チーム会議のエチケットは、プログラムを常に終了することです。多くの人が、さまざまなプログラムを開いた状態で仮想会議にログインします。私のアドバイスは、会議に参加する前にすべてのプログラムをシャットダウンすることです。これは、コンピュータの実行速度とサウンドの明瞭さに影響します。また、画面を共有している場合は、困惑を解消できます。あなたはあなたの配偶者が仕事帰りのパーティーに行くことをあなたの同僚に知られたくないのです！会議に必要なものを開いたままにします。さらに、会議に早く参加するようにしてください。そうすれば、あなたは遅く参加して参加者の気を散らす人ではありません。

穏やかで静かな環境を見つける

あなたが事実上会議している間、あなたは専門的な設定であなたの会議を開催する必要があります。バックグラウンドノイズのない静かな空間を見つけましょう。自宅や公共の場所から参加している場合は、静かな個室を見つけて、テレビと音楽のスイッチを切ります。可能であれば、誰かに幼い子供やペットを引き付けてもらい、会議の邪魔にならないようにします。ソファでのんびりとくつろぐのではなく、プロのイメージを維持し、椅子に座るためのプロのドレスコードをお勧めします。

会議に焦点を当てる

対面の会議では、立ち上がって歩き回るだけではありません。仮想会議も例外ではありません。ミュートボタンを押して電子メールに返信したり、Webを閲覧したりしないでください。これは重要な仮想会議のエチケットです。マイクをミュートにしても、会議中の動きや活動は、ファシリテーターに意見を述べる機会を与えるように信号を送ろうとしていると解釈される可能性があります。これは、話者または聴衆全体の気を散らす可能性があります。参加者は会議に集中し、会議の議題を尊重する必要があります。

これで、7つの仮想チーム会議のエチケットが完成しました。これらのヒントに従うことで、ファシリテーターと参加者が長時間の会議や効果のない会議を開催するのを防ぐことができます。