1対1の会議：効果的に実行する方法

コミュニケーションは、すべての企業や組織にとって非常に重要です。 コミュニケーションがほとんどない組織では、ほとんど達成されていません。 通常、マネージャーやディレクターはコミュニケーションの重要性についてほとんど考えていません。 時間が経つにつれて、これは組織全体にとってコストのかかる間違いであることがわかります。 コミュニケーションの欠如は確かに多くの組織をバラバラにしました。 従業員やチームメンバーとのコミュニケーションを促進する1つの方法は、1対1の会議です。

1対1の会議とは何ですか？

簡単に言うと、1対1の会議とは、1人の従業員またはチームメンバーからマネージャーに直属の部下がいる会議です。 通常、マネージャーは指定された時間に各従業員と面会します。 これらの会議は一般的に非公式であり、業績評価会議とは非常に異なります。

効果的な1対1の会議の利点は何ですか？

1.強力な関係を構築する

組織にとってコミュニケーションがいかに重要であるかを強調しすぎることはできません。 一般的に、人々は関係が存在する場所でコミュニケーションをとる方が簡単だと感じています。 これは、従業員があなたに近づきがたいと感じた場合、彼らはあなたとのコミュニケーションに苦労することを意味します。 あなたが本当に彼らのために時間を割く時間がない場合、またはあなたが彼らとの関係を築くために何の努力もしなかった場合、彼らは離れたままで、あなたを遠くのボスとして見るだけです。 1対1の会議は、従業員とつながる絶好の機会です。

これらの関係の非公式な性質は、あなたが彼らとオープンにコミュニケーションすることをさらに容易にします。 また、これらの会議中にそれらを指導および監視することもできます。 各従業員と一緒に座って彼らの話を聞くだけで、強力な関係を築くことができ、それは組織にとって非常に有益であることが証明される可能性があります。

2.問題に対処する

1対1の会議を開くと、従業員が職場で抱えている問題の数に驚かれることでしょう。 時には、彼らは自分たちの問題や欲求不満を導く手段を本当に持っておらず、その結果、恨みが彼らの仕事に移されます。 対処されていない問題がある場合、多くの場合、配信不足になるか、潜在能力を最大限に発揮できません。

職場での問題は多く、多様です。 同僚に問題がある人もいます。 現在の昇進制度に憤慨する人もいるかもしれません。 他の人は、彼らが能力を最大限に発揮するために彼らの仕事を遂行するために必要な機器を単に欠いているかもしれません。 一部の従業員は、他の会議でそのような問題を提起することをいとわないかもしれませんが、1対1の従業員会議中に開くことができます。 それらの問題に対処すると、パフォーマンスが大幅に向上する可能性があります。

3.モチベーション

1対1の会議に時間を割く必要があるもう一つの理由は、従業員のやる気を引き出すためです。 彼らが特定のタスクを実行する方法が好きでしたか？ 感謝します。 あなたは彼らの態度や彼らの仕事への献身が好きですか？ 必ず言及してください。 彼らの問題解決能力は並外れたものですか？ それらを称賛してください。 上司からの感謝の言葉が従業員にとって何を意味するのか、あなたは決して知りません。

4.フィードバックを受け取る

マネージャーとして、従業員からできるだけ多くのフィードバックを得る必要があります。 確かに、あなたのアイデアは素晴らしいかもしれませんし、あなたのリーダーシップスキルは素晴らしいかもしれませんが、あなたがあなたのビジネスを適切に運営するためには、それでも他の人の意見が必要です。 1対1の会議以外に、従業員から正直なフィードバックを得るのに最適な場所はありません。 彼らはプロジェクトの進行状況が好きですか？ 彼らは職場でどのように変化を望んでいますか？ 彼らはそれが彼らにどのような影響を与えると思いますか？ フィードバックは、従業員の視点から物事を見ることができるため重要です。

効果的な1対1の会議を行う方法

1対1の会議には時間がかかることは否定できないため、生産性を高めることが重要です。 では、どのようにして効果的な1対1の会議を作成しますか？

1.議事を持っている

これは正式な議事である必要はありませんが、あなたとあなたの従業員の両方が少なくとも会議中に何を期待するかを知っている必要があります。 何について話し合いますか？ 会議中に話し合うべきだと思うことについて、メールでアイデアを送ってもらいます。 そうすれば、両方とも会議の準備を適切に行うことができます。 準備は、生産的な会議の重要な要素です。

2.一貫性を保つ

マネージャーとして、あなたはおそらく自由な時間があまりないでしょう、そしてあなたはあなたの都合の良いときに1対1の会議を開催したくなるかもしれません。 言うまでもなく、これはコストのかかる間違いになります。 それはあなたの従業員に彼らがあなたの優先事項よりも便利であることを示しています。 あなたが彼らを当然のことと思っているかのように彼らが感じるならば、それは彼らのパフォーマンスに悪影響を与える可能性があります。

スケジュールの時間をブロックして、各従業員と1対1の会議を開催します。 物理的に立ち会えない場合は、ezTalksMeetingsなどの電話会議ソフトウェアを活用してください。 このソフトウェアを使用すると、オンラインで1対1の会議をスケジュールして開催し、画面を共有し、会議を記録してチャットすることができます。

その最高の機能のいくつかには、インタラクティブホワイトボードとHDビデオおよびオーディオ品質の組み込みが含まれます。 ソフトウェアの無料バ​​ージョンまたはプレミアムサービスの有料バージョンを使用できます。 このソフトウェアは、各会議が40分間しか続かないため、1対1の会議にも最適です。 また、ソフトウェアを使用して、必要な数の会議を開催することもできます。 このようなソフトウェアを使用すると、1対1の会議を延期またはキャンセルする言い訳はできません。

3.それらを簡潔にする

数か月ごとに長い会議を開催するよりも、毎週1対1の短い会議を開催する方がよいでしょう。 1対1の効果的な会議を行いたい場合は、30分だけの長さにしてください。 さらに、従業員に命令や推奨事項、またはあらゆる種類のコマンドを与えるために、その時間を費やさないでください。 聞く。 従業員が直面している課題を知るのは、聞くことによってのみです。 プロジェクトや職場全般についてのフィードバックを得るのは、聞くことによってのみです。 会議中にも従業員に貢献する時間を与えます。

4.適切な場所を選択します

あなたのオフィスで1対1の会議を開催することは問題ありませんが、チームメンバーのオフィスで会議を開催することを検討したことがありますか。 従業員の開放性に大きな影響を与える可能性があります。 また、よりリラックスした場所を提供するために、非公式な場所で会議を開催することを検討することもできます。

結論

1対1の会議を効果的に行うための鍵は、従業員に優先順位を付けることです。 それらを重要だと感じさせるとき、あなたは驚くべきことを成し遂げることができます。