16電話会議のエチケットのすべきこととすべきでないこと
今日の高度なテクノロジーにより、世界中の誰もが会議を設定できます。 電話会議では、特定の会議に直接参加できない当事者を巻き込むのに最適な方法です。
ezTalk Cloud Meetingアプリなどの高度なツールを含めると、ビジネス会議はより柔軟で生産的になります。 ここでは、ファイルやドキュメントを共有するいくつかの方法を見つけることができます。また、電話会議や会議を記録することもできます。
ただし、お互いを尊重し、すべての参加者とスムーズに会議を行うために、全員が従わなければならない電話会議のエチケットルールがあります。 電話会議のエチケットの欠如は効果的で望ましい結果を提供できないため、会議の肯定的な結果と関係者間の良い印象がなければなりません。
以下は、電話会議の際の推奨事項と禁止事項です。
1.ノイズのない場所から電話をかけます。
電話会議に参加するすべての人は、あなたが作るすべての音を聞くことができます。 ドアを閉める必要があります。そうしないと、ドアに「サイレント」または「電話会議セッション中」のサインを配置することを検討できます。 このように、部外者が会議中にあなたを邪魔することはありません。
2.時間通りに電話します。
あなたは時間通りでなければなりません。 会議の参加者として、あなたが時間通りにいることを確認してください。 あなたが遅れて彼らを待たせているなら、それは他の人に良い印象を与えません。 さらに、遅れて参加する発信者は、ディスカッションを中断し、他の人の気を散らす可能性があります。
3.正式に自己紹介します。
姓名だけでなく、氏名で自己紹介する必要があります。 あなたは前向きな方法で自分自身を提示する必要があります。 また、あなたが自分のフルネームを紹介すると、他の人はあなたの姓名だけでなく、あなたの名前を覚えています。
4.話す前にあなたの名前を言ってください。
仲間の参加者は、特に初めての場合や電話会議がほとんどなく、近くにいない場合は、あなたの声や顔を認識できない可能性があります。 したがって、コメントを書き込んだり、何かについて話し合ったりする前に、名前を言うだけで済みます。
5.適切なドレスコードを守り、自信を持ってください。
直接会わないからといって、電話会議に参加するときに身に着けているものに注意を払わないという意味ではありません。 あなたはあなたの会議のためにきちんと服を着なければなりません。 あなたが電話会議の主催者であるならば、あなたはあなたの服を選ぶ際により注意しなければなりません。 または、就職に応募する場合は、個人的に就職の面接に行くときにドレスアップするのと同じように、この電話会議の面接のエチケットを維持する必要があります。
6.快適になります。
電話会議中に何時間も座ることができるので、最も快適な座位を見つけてください。 話し合いに集中できるように、足を組んだり、組んだりしないでください。 常に自分の立場を変えると、他の人の気を散らして、他の人に歓迎されない可能性があります。特に、テレビ会議の場合はそうです。
7.必要な書類をすべて事前に準備してください。
電話会議や会議に必要なすべての重要なドキュメントやファイルを事前に準備しておく必要があります。 資料は、関係するすべての関係者に事前に電子メールで送信する必要があります。 会議の前日までに資料を受け取っていない場合は、事前に同僚に依頼することができます。
8.書類をシャッフルしたり、他の参加者と話したりしないでください。
あなたが作るどんな騒音も他の参加者の気を散らすことを覚えておいてください。 他の人が議論を完全に聞くことができるように注意する必要があります。 したがって、会議の他の誰かが話しているときに、他の人とも話さないでください。
9.電話の使用は避けてください。
可能であれば、電話会議中に携帯電話やその他のガジェットを使用しないでください。 他の当事者にとっての電話会議の価値と品質を低下させる潜在的な接続不良または静的な結果があります。 他の参加者の気を散らす可能性があるため、電話が鳴る可能性があるため、電話のスイッチを切る必要があります。
10.通話を保留にしないでください。
通話が保留になると、電話会議の邪魔になる不要な音が聞こえる場合があります。 これにより、会議の他の参加者の気が散ることになります。
11.食べないでください。
会議中は快適ゾーン内にいるかもしれませんが、この時間中は食事をしないようにする必要があります。 電話会議に参加する前に、軽食や食事を終える必要があります。
12.注意を払い、積極的に行動します。
会議中は注意が必要です。 これにより、何が議論されているのかを理解することができます。 したがって、いくつか質問がある場合は、関連する質問のみを行い、主題からそれほど離れていません。 また、たまたま貢献できることを考えていれば、グループにとってもいいことです。
13.テーブルを清潔に保ちます。
すべての身の回り品を脇に置き、テーブルを清潔に保つ必要があります。 会議中は、電話、財布、食べ物などがあなたや他の参加者の気を散らす可能性があります。 他の人にも前向きな印象を与えることができるように、混乱をクリーンアップします。
14.すべてのメールに返信しないでください。
電話会議に参加している間は、関連する電子メールにのみ応答する必要があります。 このようにして、生産性を高めながら、他の参加者と同期することができます。
15.議題に固執します。
あなたがすべて会議の議題に固執し、それらがすべてカバーされていることを確認してください。 常に話題にとどまります。 これにより、会議を成功させることができます。
16.良いホストになります。
ホストとして、あなたは時間通りにいる必要があり、各参加者に挨拶し、定期的にすべての参加者にチェックインして、コメント、提案、質問があるかどうかを確認する必要があります。 電話会議中および電話会議後に、全員が快適で楽しい時間を過ごせるようにします。
結論
会議を成功させるには、電話会議のエチケットを遵守する必要があります。 ですから、あなたは礼儀正しく、自信を持って、積極的で時間厳守でなければならないことを忘れないでください。