あなたが従うべき最高のビデオ会議のエチケット

ビジネスミーティングは特定の目標を達成するために頻繁に行われ、これまで、これらのミーティングのほとんどは組織の敷地内で対面で行われていました。しかし、この現代では、従業員は自宅で仕事をし、ビジネスパートナーは組織の本社から数十万人離れています。それに加えて、インターネットはあなたがあなたの大陸の外の顧客にあなたの製品を売るグローバル市場を持つという問題を引き起こしました。したがって、すべての利害関係者に直接会うという贅沢はもはや実現可能ではありません。したがって、ビデオチャットとオーディオチャットをサポートするリモートコミュニケーションツールの必要性。

リモート通信技術の出現により、仮想会議ははるかに簡単かつ効率的になりました。しかし、ビジネス運営の簡素化における独自の貢献にもかかわらず、多くの個人や組織は同様にビデオ会議中に大きな間違いを犯します。その結果、時間の浪費、誤った情報、欲求不満、そしてもちろん、聴衆の注意を失うことになります。ビデオ会議のエチケットは、効果的なリモートコミュニケーションのためのルール、トリック、ヒント、すべきこと、すべきでないことのいくつかを設定します。次のセグメントでは、すべてのリモート会議参加者が知っておくべき重要なエチケットを見ていきます。

eztalksビデオ会議

パート1：優れたビデオ会議のエチケットの実践

会議の準備をする

最も重要なビデオ会議のエチケットは、会議の準備を完全に整えることです。あなたはきれいに見える必要があり、もちろん、手入れが行き届いています。喉をきれいにするために水を飲むようにしてください。カメラにまっすぐ座って、あなたの顔に笑顔を置きます。

机がきれいであることを確認してください

当たり前のように思えるかもしれませんが、きれいなコミュニケーションルームと機器を用意することは、ビデオ会議のベストプラクティスの1つです。あなたとウェブカメラの間に、まとまりのない、または乱雑なものがないことを確認してください。あなたの後ろに汚いものがある場合、あなたの参加者の注意が少し変わるかもしれないことを覚えておいてください。

背景を設定する

日当たりの良い窓が背中に直接ある場合は、カーテンを閉じるか、ブラインドを確認してください。バックグラウンドで作業している人がいる場合は、気を散らすことなく静かな部屋に移動できます。

事前に会議の議題を用意する

効果的なビデオ会議のもう1つの重要な方法は、ディスカッションのテーマを完全に理解したときに会議に参加することです。あなたが仮想会議を主催している場合は、すべての参加者が同じことを事前によく知っていることを確認する必要があります。少なくとも2つのリマインダーを送信することをお勧めします。1つは前日、もう1つは会議開始の1時間前です。

パート2：ビデオ会議のすべきこととすべきでないこと

他の参加者に礼儀正しくする

予定時刻の数分前に会議の準備ができているコンピュータにログインします。話す前に自己紹介をすることから始めて、すべての参加者があなたを知っていて、あなたの名前であなたに話しかけることができるようにします。

体の動きをできるだけ最小限に抑えてください

あなたがたくさんの体の動きで話すような人なら、それらを最小限に抑えることが重要です。ご存知のように、ほとんどの人は手、頭、ぎくしゃくした動きが好きですが、ビデオ会議では、そのような動きは聴衆の気を散らす可能性があります。

プロセス全体を楽しくしてください

そのような会議中に自分自身でいることが重要です。いつもリラックスして楽しんでください。できるだけ多くの視聴者を引き付けます。たぶん、あなたは彼らを笑わせるようなクラッキングジョークで沈黙を破ります。あなたが介入するジョークが多ければ多いほど、あなたの聴衆はあなたが提供しているものに注意を払い、集中し続けることを忘れないでください。

シームレスにはっきりと話してください

仮想会議を開始する前に、オーディオやその他の接続された機器をチェックして、聴衆にはっきりと聞こえるようにすることが不可欠です。話すときは、それが自然に出てきて、各単語が正しく発音されていることを確認してください。

叫ばないで

あなたの聴衆があなたの声をよく聞くことができない時が来ます。この場合、怒鳴るのを避け、代わりにマイクのサウンドレベルを調整してみてください。叫ぶと、視聴者は音量を下げ、おそらくあなたが提供しなければならないものを見逃す可能性があります。

他のプレゼンターを邪魔しないでください

何かを追加したい場合、または話者からさらに説明が必要な場合は、正しい手順に従ってください。つまり、手を挙げたり、そのような中断のために考案したその他のルールを上げたりすると、伝えたいことを言う機会が与えられます。ただし、他のスピーカーを削減することは失礼でプロフェッショナルではないように聞こえます。

他の側の会話に従事しないでください

対面の会議のときと同じように、あなたはサイドカンバセーションに参加しません。同様に、ビデオ会議の会議では、おそらくテキストメッセージを送信したり、電話をかけたりするために、現在の会話から離れて会議外の他の人と話すことは控えるべきです。このような慣行は、仮想コミュニケーションの有効性を危うくします。

パート3：効果的なビデオ会議のヒント

ビデオ会議のヒントとコツは無限にありますが、以下にその一部を示します。

予定時刻の前に必要なすべての機器を組み立てます。そのため、会議が始まる前に、システムをテストし、おそらく課題を解決するのに十分な時間があります。

適切なプラットフォームを選択してください。最高のビデオ会議ソリューションの1つは、ezTalksMeetingsアプリです。これは、いつでもどこからでも他の人とのオンライン会議をホストできるプロのビデオ会議ソフトウェアです。

オンラインプレゼンテーションを行っている場合は、ドキュメントを事前にチェックして、正しい形式であることを確認してください。

熱意を示してください。すべての参加者が情熱を持って会議に参加することが非常に重要です。

質問と回答のために十分な時間を与えてください。これは、効果的なビデオ会議中の非常に重要なセッションです。

会議の最後には、常に別れを告げ、話し合ったアクションアイテムをまとめたフォローアップメールを送信してください。

結論

ビデオ会議を開催することは時には困難な作業ですが、それが正しく行われれば、それは常に多くの利益をもたらします。それを正しく行う唯一の方法は、適切なビデオ会議のエチケットを実践することです。概して、この記事で言及されているルール、慣行、およびヒントが後者に準拠している場合、次のビデオ会議が成功することを期待してください。