仮想会議のベストプラクティスチェックリスト

すべての成功するビジネスの鍵はコミュニケーションです。 以前は、これは非常にデリケートなトピックであり、チームとやり取りするために、人々は真の犠牲を払わなければなりませんでした。 今日、技術の進歩は物事をはるかに簡単にしました。 デバイス、専用プログラム、および良好なインターネット接続だけで、実際の場所に関係なく、チームとリアルタイムで会議を行うことができます。

仮想会議は、すべての参加者が実際に同じ場所にいることなくリモートでアクセスできるため、非常に効果的なコミュニケーション形式です。 多くの起業家は仮想会議の利点を認識しており、デフォルトの通信方法としてそれを使用し始めました。 それでも、他の形式の会議と同様に、仮想会議は一連の要因に依存します。 適用された場合、これらの要素は会議の成功を確実にし、すべての出席者はその目的を完全に理解します。

以下では、仮想会議のベストプラクティスを紹介し、これらのプラクティスを改善する方法を理解してもらいます。

1）アジェンダを計画する

仮想会議の主な目的は、時間を節約することです。 これにより、すべてのチームを特定の場所に集める必要がなくなり、数秒でチームに接続できます。 それでも、より効果的に会議を成功させたい場合は、会議を開始する前に、会議の主要なトピックを準備することをお勧めします。 非常に優れたアプローチは、会議全体をいくつかの小さな会議に分割し、それぞれに目的を与えることです。 これらの会議のいずれかの特定のトピックと目標を選択し、それらに固執することを確認してください。 スケジュールが厳しい場合は、エラーのマージンを設定してください。一部のトピックでは、計画よりも時間がかかる場合があります。

2）利用可能なすべてのツールを使用する

ベストプラクティスを満たす仮想チームの1つは、利用可能なツールがたくさんあることです。 ezTalks Cloud Meetingのような十分に開発されたソフトウェアを使用すると、会議の品質を向上させるさまざまな機能にアクセスできます。 彼らはあなたの仕事をはるかに簡単にするので、時間をかけてそれらすべてを習得する方法を学びましょう。 たとえば、ezTalks Cloud Meetingには、非常にプロフェッショナルな無料の画面共有機能があり、ライブチャート、表、またはその他の形式の視覚資料を表示できます。 これは会議の結果に影響を与える可能性があり、参加者が討論されたトピックについてより積極的になり、より意識するようになる可能性があります。

3）参加者の関心を維持する

物理的な会議にもかかわらず、仮想の会議では、参加者が快適になりすぎて集中力が失われる可能性があります。 ただし、この問題は簡単に解決でき、最高の仮想会議を開くことができます。 手始めに、すべての出席者に、あらゆる形の気を散らすものを取り除き、会議に完全に集中するように依頼する必要があります。 多くのチームメンバーは、会議にも注意を払うことができることを考えると、マルチタスクになる傾向があります。 これは完全に非生産的であり、あなたは彼らにそれをやめるように頼むべきです。 会議をいくつかの部分に分割することも役立ちますが、十分ではありません。 より良い結果を得るには、プレゼンテーションをQ＆Aパートと組み合わせて、インタラクティブなアクティビティを組み合わせることをお勧めします。

4）参加者を準備する

仮想チーム会議のベストプラクティスを習得したい場合は、1つのことを理解する必要があります。 その仮想会議のファシリテーターとして、参加者を準備し、将来の会議の進展について参加者に通知するのはあなたの責任です。 これを行うには、会議の5分前に費やすことができます。 基本的なルールを説明し、その会議中に何を達成したいのかを説明し、いくつかの追加の指示を提供します。 通常、すべてのアテンダントにマイクのミュートを解除し、カメラの電源を入れ、インターネット接続を確認するように依頼する必要があります。 また、会議の時間枠を設定し、それに固執する必要があります。 これらの側面について心配している場合は、ezTalks CloudMeetingのような十分に開発されたビデオ会議プログラムが「この会議の記録」機能と「タイミング」オプションの恩恵を受けていることを知っておく必要があります。 これにより、参加者は誤解が生じた場合に会議を確認でき、会議に時間がかかりすぎることを心配する必要がなくなります。

5）インスパイア

これは、仮想会議のベストプラクティスについて話しているときの黄金律です。 会議の進行役として、参加者に刺激を与え、参加者から遠く離れていても、参加者にあなたの献身を感じさせるのはあなたの責任です。 あなたが彼らを信じていること、そしてあなたが彼らのすべての考えを大切にしていることを彼らに示してください。 このように、彼らはより積極的で、より積極的になり、より多くの相互作用をするでしょう。 メンバーの何人かが目標を達成した場合は、必ずそれについて言及し、チームの前で彼らを称賛してください。 これは彼らの自信を高め、彼らをさらに献身的にします。 これを行うと、参加者は次の会議を楽しみにしています。

結論

これらの方法に従うと、仮想会議は物理的な会議よりもさらに効果的になります。 これまでにこれを行ったことがない場合は、最高の無料の仮想会議ソフトウェアを使用して、試してみることができます。 あなたのチームがこの相互作用の方法を愛しているのを見て驚くでしょう。 一日の終わりに、これらの会議の結果はあなたの会社の結果に反映されます。