組織内の6種類のビジネス会議

多くの場合、あなたは1週間に数回の会議に出席します。言い換えれば、あなたはおそらくさまざまな種類のビジネス会議に参加します。職場の会議は会社の経営の重要な要素です。決定を下し、情報を共有する会議があり、何かについてブレインストーミングする会議もあります。

それに加えて、組織内のこれらの頻繁な会議は、紛争の解決、問題の解決、チームワークの構築、パフォーマンスの向上などに使用されます。事業組織に応じて、会社の会議は非公式または公式の場合があり、2回から最大数百回の範囲で行うことができます。コラボレーションのポリシーを持っている企業の場合、多くの場合、顧客、サプライヤ、さらにはビジネスパートナーを会議に組み込みます。

主に、各タイプの組織会議には独自の目的があります。これらの目標を達成するために、特定の会議の設定と開催の違いを考慮します。これは、会議を計画するときに会議のタイプを定義する必要がある理由を説明しています。すべての会議は独特ですが、組織内で最も一般的な6種類のビジネス会議を知っておくと、会議に最適な目的、構造、および活動をより適切に特定するのに役立ちます。

1.プロジェクト会議

多くの企業は、新製品の開発や事業再編の実施など、それぞれが特定のタスクを割り当てられたさまざまな部門を持つように構成されています。多くの場合、組織の管理者は、部門のプロジェクトマネージャーを集めた会議を手配します。この種の座り方はプロジェクト会議と呼ばれ、ブレーンストーミングセッション、設計会議、計画と進捗セッション、レビュー会議など、いくつかの形式があります。

2.ステータス更新会議

ステータス更新会議は、確かに最も一般的なビジネス会議の種類の1つです。ほとんどの企業は、たとえば週単位または月単位で、規定の期間後に更新会議を開催しています。名前が示すように、このタイプのアセンブリの主な目標は、会社の課題と進捗状況に関する最新情報を従業員に提供することです。

3.共同会議

はじめにのセクションで述べたように、一部の企業はコラボレーションのポリシーを持っており、ビジネスパートナーやクライアントと定期的に会議を開く必要があります。このセッションには、年次総会、臨時総会、取締役会、委員会会議、債権者会議、法定会議など、いくつかの形式があります。これらの会議の目的は、サプライチェーンの改善、プロジェクトの拡大、新しい市場ベンチャーなどの問題について話し合うことです。

共同会議は、外部グループとのビジネス関係を強化し、会社に顧客重視のより良い感覚を与えるのに役立ちます。出席者がほとんどの場合同じ部屋にいる他の種類のビジネス会議とは異なり、共同会議では常に、多くの場合、異なる場所にいる外部グループが参加します。会社の位置から数十万マイル離れた場所にいる誰かに、物理的にビジネス会議に出席するよう依頼することは、困難であり、費用がかかる場合もあります。幸いなことに、最近では、ezTalks Cloud Meetingのような仮想コミュニケーションソリューションのおかげで、いつでもどこでも共同会議を開催できます。

4.緊急会議

会社が深刻な問題を抱えている場合は、緊急の会議が行われると確信しています。たとえば、重大な経済的損失が発生した場合は、緊急事態の結果として発生する変化と影響を理解できるように、すべての従業員に通知することが重要です。労働者が一時的に停止または完全に閉鎖される可能性のあるビジネス組織で発生する可能性のある他の多くの緊急事態。会議でこれらの課題を効果的に伝達することにより、マネージャーは従業員間の不確実性の感覚を減らし、逸話が全体に広がるリスクを回避するためのより良い立場になります。

5.意思決定会議

意思決定会議は、招待された人がビジネス上の意思決定の大部分を行う会社での他の一般的なタイプの会議です。多くの場合、あらゆる種類の組織の会議で小さな決定が下されますが、より重要と見なされる決定は、専用の会議を取得します。座っていることに関係するすべての人は、会議で下した決定が価値があることを確認するために、彼らが話し合うこと（情報）をよく知っている必要があります。したがって、そのような会議の進行役は、問題を定義し、会議が始まる前に参加者に処理するのに十分な時間を与える必要があります。

6.やる気を起こさせる会議

やる気を起こさせる会議（チームビルディングセッションと呼ばれることもあります）は、変更の取り組みに関して労働者のグループまたはチームからコミットメントを得るために特別に設計されています。このような会議は、特定の目標を達成するための参加者のエネルギーと意欲を高めるために開催されます。また、企業文化を促進するだけでなく、会社の経営者と従業員の関係を強化する上でも重要な役割を果たします。やる気を起こさせる会議のファシリテーターとして、あなたは感情的にも論理的にも彼らにアピールしなければなりません。このような会議では、対話が重要であり、人々は、会社が何をしているのかを受け入れ、さらには実行する前に、彼らが聞いたことがあると感じる必要があります。

結論

さまざまな種類のビジネス会議とその目的のリストは無限であり、上記で説明したのはほんの数例です。さまざまなビジネス会議の種類にはさまざまな目標と目的がありますが、特定の側面がそれらを組み合わせています。会議は、従業員と企業の両方にとって大きな価値があります。本質的に、ファシリテーターとして、組織のニーズに応じて会議を開催できるように、それに応じて計画を立てる必要があります。

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