オンラインビデオ会議を使用して危機管理を強化する手順

会議に関しては、会社の月例会議やセミナーのように、主催者と参加者が予定された時間に集まる物理的な会議室に設置されたさまざまなビデオシステムを示す画像を思い浮かべます。 明らかに、後発者は、渋滞や吹雪で立ち往生している場合、この種の会議を見逃すことになります。

以前の従来の会議システムは、それを適応させるために時間を調整できたため、それほど便利ではありませんでしたが、それ以外の場合は反対ではありません。 テクノロジーは発展しており、オンラインビデオ会議の出現により、会議のルーチンはすでに変更されており、ビジネスコラボレーションにおいて重要な役割を果たしています。

オンラインビデオ会議はより柔軟でユーザーフレンドリーであるため、計画外の予期しない状況に対処するために使用できます。 Webビデオ会議を通じて、ある種の緊急事態に対処するための完全なソリューションを構築するために実行できる手順のリストをまとめました。

ステップ1.必要な部屋の数を考えます

オンライン会議室は、物理的な会議室を予約するよりもはるかに簡単に作成できます。 また、ニーズに応じて慎重に検討する必要があります。そうしないと、すべてが混乱することになります。部屋ごとに会議が異なるため、部屋に適切な名前を付ける必要があります。会議の参加者も、「チームof ezTalks Onion」。会議がたまに開催される場合は、部屋に固定名を付けることをお勧めします。 部屋が一時的に使用される場合は、会議の目的やトピックに合わせて名前を変更できます。

ステップ2.すべての部屋に詳細な紹介をする

危機管理の状況に備えてバックアップ用の部屋をいくつか作成した場合は、各部屋の簡単な紹介にタグを付け、会議にいつ出席するか、誰がその部屋にアクセスできるかを示す必要があります。

それでも誰かが指示に気付かないのではないかと心配している場合は、その人にメールを送信し、ブラウザ、タブレット、またはモバイルデバイスを使用している場合の会議への参加方法を伝えることができます。

ステップ3.招待する参加者の数を決定します

オンライン会議室の作成が完了すると、理論的には誰でもこの会議室にアクセスできます。 しかし、学校では、すべてのクラスの生徒の座席数が限られていることをご存知でしょう。同様に、すべてのオンライン会議室には独自のサイズがあります。 100人の参加者のために無料の会議室を使用するか、より多くの参加者のためにより多くのアクセスを購入することができます。

リソースが限られているので、招待したい人数と、新しい部屋を設置するかどうかを明確に検討する必要があります。

古いものと比較した最新のオンラインビデオ会議の利点の1つは、どこにいても、どのデバイスを使用していても、会議に参加できることです。 ブラウザの招待リンクをクリックするか、スマートフォンを使用しているときにコードを入力することで、会議に参加できます。 したがって、再び会議に遅れることを恐れることはありません。

ステップ4.機器をテストし、会議ソフトウェアに精通している

会議中に危機が発生した場合は、ダミーの会議を実行してシステムをテストし、すべてが正常であることを確認することをお勧めします。 厳しいネットワークが安定しているかどうかを確認し、使用しているビデオ会議ツールのすべての機能をテストする必要があります。 会議を正常にホストできるようにします。