成功するWeb会議のヒント

Web会議は、地理的に分散した従業員や顧客とコミュニケーションを取り、コラボレーションするための効果的で費用対効果の高い便利な方法です。 現在、 Web会議はほぼすべてのデバイスで利用でき、スタッフのトレーニングセッション、株主総会、製品の発売、マーケティングサービス、さらには潜在的な従業員へのインタビューなど、さまざまな目的で使用されています。

ただし、Web会議によって出張に伴う煩わしさとコストが削減されたとしても、会議の価値を高め、あなたと参加者。 ありがたいことに、出席者が集中して会議に積極的に参加し続ける魅力的な資料を提供するためにできることがいくつかあります。 ここでは、オンライン会議を適切な方法で実施するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

仮想環境が会議に適していることを確認します

ミーティングには、管理ミーティング、プロジェクト計画ミーティング、クリエイティブブレーンストーミングセッション、セールスコール、クライアントプロスペクティングミーティング、リアルタイムビデオ編集セッションなど、さまざまな種類があります。 ただし、会議の種類によっては、重要な顧客見込み会議や個人的な雇用開発の話し合いなど、人と直接会う必要があります。 会議の内容が仮想会議に適していると思われる場合は、それを選択してください。 それ以外の場合は、直接会ってクライアントに会いに行きます。

あなたの聴衆を知る

オンラインWebミーティングの準備をする前に、聴衆を知るようにしてください。 すべての参加者と共有できる仮想会議の適切なコンテンツを準備するのに役立つため、会議の前に聴衆を知る必要があります。 仮想会議に使用するアプリケーションの種類は、電話やボタンのクリックのように使いやすいものにする必要があります。 参加者がWeb会議テクノロジーに精通していることを確認する必要があります。

事前に会議の計画とスケジュールを作成します

仮想会議を開始する前に、制御を渡し、話すためのルールを設定する必要があります。 参加者がフラグをクリックして仮想プレゼンテーションモードで手を鳴らしたり上げたりできるテクノロジーを使用できます。 また、パーソナルチャット、サイドカンバセーションチャット、およびブロードキャストファッションの基本ルールを設定します。

適切なモデレーターを選択してください

モデレーターは、トーンを定義する上で重要な役割を果たし、会議の議題を軌道に乗せるのに役立ちます。 モデレーターの役割は、すべての参加者がトピックについて質問したりコメントしたりする機会があることを確認することです。 コメントや発言を希望する参加者が参加できるかどうかを確認するのもモデレーターの責任です。選択したモデレーターがWeb会議システムの機能を認識していることを確認してください。

仮想会議のコンテンツを保存する

ホワイトボードメモ、ドキュメント、メモ、ディスカッション、チャット、その他の重要なコンテンツなど、仮想会議中に生成されたさまざまなコンテンツを保存する機能を備えた仮想会議ソフトウェアを選択します。 何らかの理由で仮想会議に参加できなかった同僚が使用できるため、セッションファイルとオーディオファイルの両方が保存されていることを確認する必要があります。

プレゼンテーションのリハーサル

一枚の紙から直接読むことは避けてください。 参加者がプレゼンテーション中にあなたを見ることができない場合でも、彼らはあなたの配達が自然ではないことを伝えることができます。 カバーする資料がたくさんあり、何かが足りないことが心配な場合は、アウトラインがトピックを維持するための優れた方法です。 ボーナス：会議を軌道に乗せるために、アウトラインの各トピックに特定の時間を割り当てることもできます。

スピーチとビジュアルを複製しないでください

紙から直接読むことを避けるべきであるのと同じように、PowerPointスライドから直接読むこともしないように注意してください。 代わりに、スライドのテキストをいくつかの重要な箇条書きに制限してください。これは、プレゼンテーション中に拡張できます。

ビジュアルを提供する

Web会議への投資から最大の利益を得るには、サービスが提供するすべてのツールと機能を必ず利用してください。 また、グラフ、チャート、その他のビジュアルは、複雑な情報を処理しやすくするための優れた方法であることを忘れないでください。

Q＆Aセッションの時間を確保する

これらは、30分以内であれば、会議の最後に開催されます。 30分を超えている場合は、各講演者やトピックの後など、会議全体のブレークポイントで小規模なQ＆Aセッションを許可する必要があります。 これにより、関係のない資料に移動した会議の最後まですべての質問を保存するのではなく、参加者はより複雑な資料に移動する前に関連する質問に対処できます。

結論

上記は、Web会議を使用するためのヒントとガイドラインです。 デスクトップ会議などのWebコラボレーションサービスは、会社の成功に重要な役割を果たすことができます。 ただし、パートナー、顧客、および従業員が簡単にコラボレーションおよび対話できるようにする適切なWeb会議ツールを使用する必要があります。

ezTalks Web会議アプリケーションは、クラウドソリューションに比べて多くの利点を提供する、仮想会議に理想的なツールです。 注目すべきものには、統合、ブランディング、オンプレミスセキュリティなどがあります。 Web会議アプリケーションには、ビデオ会議、音声会議、Web会議などのいくつかの重要な機能が備わっています。