実生活での電話会議

年を追うごとに、企業は規模を拡大し、ますます広がっています。 特定の会社の従業員は何マイルも離れている可能性があるため、重要な会議のために全員を同じ部屋に集めることが常に可能であるとは限りません。 これが、今日、電話会議が非常に人気になっている理由です。 電話会議を通じて、企業は、人が物理的にそこにいる必要なしに、オンラインまたは電話を使用して、会議、デモンストレーション、ワークショップ、および顧客ブリーフを開催できます。

実生活での電話会議とは何ですか？

電話会議は基本的に、電子通信の助けを借りて、同じ場所にいない少数の人々の会議です。 会議の参加者は、国のさまざまな場所にいる場合もあれば、同じ都市にいる場合もあります。 会議は、さまざまな人が参加する必要がある一方向のセッションにすることも、インタラクティブなセッションにすることもできます。 時には、3人から5人、時には30人から35人、場合によっては数百人しか関与できません。 電話会議は、実際に出張することなく、ビジネスのために距離を置いて離れた人々を集めるのに最適な方法です。

電話会議には、音声のみ（電話会議）、音声とビデオ（ビデオ会議）、およびWebベースの会議の3種類があります。 電話会議には2人以上の参加者が参加するだけで、通常は電話のみが必要ですが、サイトに2人以上がいる場合は、スピーカーフォンを使用できます。

ビデオ会議では、異なる場所にいる2人以上のグループがビデオ通話を介して相互に対話するか、単にプレゼンテーションを表示して後で応答する場合があります。 この種の電話会議には、ビデオカメラとマイクが接続されたライブTVが必要です。

コンピュータベースの会議は、ビデオ会議に非常によく似ており、大勢の人々が互いに対話し、視覚的および音声的に連絡を取ることができます。 この場合、ビデオ送信には、高速インターネット接続、コンピューター画面、およびezTalksMeetingsなどの優れたクラウドビデオ会議ソフトウェアが使用されます。

実生活で電話会議を行う方法

ここで、完全な電話会議を開催するための段階的なプロセスを実行してみましょう。

1.時間と日付を決定します

あなたがしなければならない最初のそして最も重要なことは、会議の日時を決定し、参加者にそれについて知らせ、そして彼らが果たさなければならない役割についても知らせることです。 会議の前日にリマインダーを送信することを忘れないでください。

2.使用する機器を決定します

会議の成否は同じものに依存するため、実際に会議を成功させるには、適切な機器を使用することが非常に重要です。 すでに述べたように、簡単な電話会議を開催する場合は、おそらくスピーカー付きの電話が必要になります。 ビデオ会議の場合は、マイクとビデオカメラが接続されたライブTVが必要です。また、 Webベースの会議の場合は、優れたインターネット接続、コンピューター画面、および優れたビデオ会議ソフトウェアが必要です。

3.アジェンダを計画します

できれば電話会議の前日に、会議の議題をすべての参加者に転送します。 議題の中で、さまざまな参加者の役割を明確に言及する必要があります。 これにより、全員が正しい方法で会議に備えることができます。 これはまた、会議が長くて退屈なものではなく、鮮明で正確になるのに役立ちます。 時は金なり、それは確かに準備ができていなくても無駄にしたくないものです。

4.物事をさまよってはいけません

電話会議は、あまり話をしていなかったかもしれない多くの人々の集まりであるため、簡単に迷子になります。 したがって、会議のリーダーは議事が守られていることを確認する必要があり、議事に関係のないいくつかのポイントが出てきた場合、それらは将来の会議のために保存することができます。

これは、実際の生活で電話会議を開催する方法です。 ただし、会議が終了した後でも、重要なタスクを実行する必要があります。それは、会議のメモまたは会議の要約を参加者に送信することです。 これにより、会議で起こったことを思い出すことができ、会議で話し合ったときに実行する必要のあるタスクを思い出すことができます。