電話会議の長所と短所

前世紀にわたって電気通信業界で行われた多くの成果があります。テクノロジーの現代の驚異の中には電話会議があります。このテクノロジーは、デジタル分野での組織的な会議を促進するために多くの企業で広く使用されています。

過去数年にわたって、電話会議技術はいくつかの計り知れないマイルストーンを達成しました。現在、プラットフォームやデバイス間で制限なくビデオ会議を行うことができます。これはすべて、ビジネスコミュニケーションの大幅な向上を意味します。すべての利点があっても、このテクノロジーに関連する多くの課題と欠点があります。ここでは、電話会議のさまざまな長所と短所について簡単に説明します。

電話会議の利点

1.時間の節約–電話会議の最も重要な利点は時間の節約です。電話会議では、非常に短い通知で会議を開くことができます。また、すべての会議は機械またはインターネットを介して行われるため、会議の会場に移動する時間はありません。走行距離の減少は、毎年何千時間もの旅行を節約することになります。電話会議はまた、会議が決まった時間枠でスケジュールされ、行われるため、時間厳守を促進します。旅費の節約–時間に加えて、長期にわたって合計すると、旅費は非常に大きくなる可能性があります。グローバルなリーチを持つほとんどの企業は、毎年旅行に関連する莫大な費用を負担しています。ただし、電話会議により、頻繁に出張する必要がなくなり、企業の膨大なリソースを節約できます。何千マイルも離れた場所での会議への参加がより速く、煩わしさが軽減されました。効率的な記録管理–電話会議の主な利点の1つは、会議の記録管理を効率化することです。コンピューティングデバイスは、多くの監視を必要とせずに、特定のオンライン会議のすべての詳細を記録、保持、追跡することができます。これにより、電話会議施設は、重要な会議データをキャプチャして保存するための最良のツールの1つになります。また、電話会議により、将来このデータを取得し、必要に応じて参照することが非常に簡単になります。会議費用の削減–会議の開催に関連するロジスティック費用は確かに多くあります。機器のレンタル、会場の取得、食べ物の購入、軽食は、会議に関連する通常の費用のほんの一部です。電話会議では、このような手配を行う必要がないため、これらすべてのコストが削減されます。電話会議の柔軟性により、追加費用をかけずに会議をできるだけ頻繁に開催することもできます。生産性の向上– 5番目の電話会議の利点は、電話会議により、企業構造のさまざまな階層の従業員が常に連絡を取り合うことができることです。これは、効果的な情報共有と迅速な行動につながります。このような繰り返しの関与は、生産性の向上をもたらす動機付けの要因です。また、電話会議により、企業のすべての部門の近接性が最適化されるため、マルチブランチ管理が容易になります。信頼性–電話会議は、会議を開催するための最も信頼できる方法の1つです。この信頼性は、技術の進歩により、長年にわたって飛躍的に向上しています。今日、電話会議チャネルははるかに安定しており、通信の課題はほとんどありません。また、データの安全性とプライバシーが保証される非常に安全な通信モードでもあります。

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電話会議のデメリット

1.技術的な課題が発生しやすい–機械と人間の主な違いは、機械が摩耗しやすいことです。したがって、技術的な課題はいつでも電話会議システムに影響を与える可能性があります。これは、時間の浪費やその他の不便につながる可能性があります。ほとんどの技術システムには、学習曲線もあります。ノウハウの欠如は、電話会議施設の効果的な利用を妨げる可能性があります。

2.効果の低い非言語コミュニケーション–実際の会議と比較した場合、電話会議は効果の低いビジネスコミュニケーションモードです。これは、ボディランゲージや人間との接触など、ビジネスコミュニケーションの重要な非言語的側面が無視されているためです。非言語的手がかりは、全体的なコミュニケーションにとって非常に重要です。そのような手がかりがないため、より生産的な相互作用につながる可能性のある重要な信号を選択することが不可能になります。

3.スペースの制限–電話会議が画面上で行われるという事実は、スペースが限られているために多くの情報が無視されることを意味します。たとえば、ライブのオンライン会議を開催している場合でも、すべてのグラフィカルデータを効果的に配信することはほぼ不可能です。大画面でも、実際の会議と同じように同時に行動することはできません。その結果、一部の情報が失われたり、効果的にカバーされなかったりします。

4.チームのダイナミクスを思いとどまらせる–別の電話会議の欠点は、参加者が共有の関与を持ち、問題を即座に提起または対応できる実際の会議のダイナミズムを欠いていることです。これは、アイデアが生まれたときに効果的に介入したり共有したりすることが難しい場合が多いことを意味します。ダイナミズムの欠如は、最終的には、他の人々を犠牲にして会議を管理する人がほとんどいないことにつながります。

5.非公式のやり取りを排除する–一般的な会議前および会議後の会話は、その日の議事議、さらには将来の会議の議事の舞台を設定する上で非常に重要であることがよくあります。このような非公式な取り組みは、政策や計画などの重要な問題に関していくつかの重要なアイデアが生まれる場所でもあります。このような小さな話がないため、電話会議は厳格で非プログレッシブな会議モードと見なすことができます。

6.プロフェッショナリズムに影響を与える–マシンが会議に参加するさまざまな関係者間の主要な仲介者であり、プロフェッショナリズムに影響を与える可能性があるという事実。これは、参加者がマルチタスクを強いられることが多いためです。このマルチタスクは、参加者の焦点を、会議に関係がなく、有益ではない他の問題に移す可能性があります。

結論

上記は電話会議の長所と短所です。ご存知のように、電話会議は間違いなく、現代の世界で会議を開催する最も一般的な方法の1つです。このコミュニケーション手段は、さまざまな理由で企業に好まれています。電話会議の利点のほとんどは、特に会議を開催する他のオプションがコンテキストに組み込まれている場合に非常にわかりやすくなりますが、制限がわかりにくい場合もあります。

一般に、電話会議には、関係者の特定の状況に応じて発生する可能性のある多くの長所と短所があり、それらすべてを強調することはできません。ここで取り上げるポイントの大部分は、ほとんどの電話会議の状況に当てはまります。