仮想会議をよりインタラクティブにする方法

ますますグローバル化および競争が激化する世界では、企業はコストを節約し、効率を高めるためにインターネット通信ツールにすばやく切り替えています。現在、世界中の企業の80％以上が、ビデオ電話会議テクノロジーを介して仮想会議を開催しています。暗闇の中での人のために、仮想会議はあなたとあなたのチームがあなたのそれぞれの場所に関係なくオンラインで追いつくことを可能にします。ポイントがわかりますか？

最近切り替えを行ったビジネスオーナーであり、仮想会議をよりインタラクティブにする方法に常に興味がある場合は、会議を最大限に活用するための業界のベストプラクティスを次に示します。

1.明確な目標を設定する

即席のミーティングでクリエイティブなアイデアを引き出すことができるのは事実ですが、物事が南下し始めたときのあなたの動きは何ですか？それはあなたが次の会合のためにあなたの目的を定義するときです。議題が決まったら、チームは重要なポイントについて考える十分な時間があります。また、基本ルールを導入することは、会議中に秩序を維持するための優れた方法です。効率を引き出すのに役立つと思われるルールは、テストする必要があります。経験豊富なチームリーダーは、最終結果から始めて、ビジネスを意味することをチームに微妙に合図することがありますが、落とし穴があります。あまりにも多くの目的を絞ると、会議は本当に退屈なマラソンになってしまい、正方形のマラソンに戻ってしまう可能性があります。素晴らしい会議は正確で短いものです。早めに計画を立て、いくつかの目標を決定し、その議題をすぐに郵送してください。

2.適切に構成されていることを確認します

仮想会議での最大のターンオフは、厄介な技術的な問題です。コミュニケーションが途絶えると、文字通り会議が中断し、流れと時間が無駄になる可能性があります。あなたがあなたの新しいマーケティング戦略を展開することについて素晴らしい議論をしていると想像してください、そして突然-スナップ！マーケティングVPの音声が途切れます。あなたのチームは気が散り、アイデアが足りなくなり、クリスマスは終わります。この混乱から抜け出す唯一の方法は、すべての会議の前に社内の技術者に機器のテストを依頼することです。または、会議ソフトウェアを賢く選択することもできます。ハードウェアの問題を解消する1つの方法は、ezTalksCloudMeetingなどのクラウドベースのサービスにサブスクライブすることです。サービスにサインアップするだけで、大規模な会議を開催するにはシンプルなWebブラウザで十分です。

3.心のこもった、しかし構成された雰囲気を維持する

チームがもっと前向きになるように促す唯一の方法は、物事を少し緩めることです。アイデアの流れだけが必要な場合は、企業の雰囲気を窓の外に投げ出し、誰もが自由に質問したりコメントしたりできるカジュアルなブレーンストーミングセッションを開始してみましょう。氷を壊す1つの方法は、投票または自由形式の質問から始めることです。または、単に会話をするだけではうまくいかない場合でも、参加者に参加を強いるプレゼンテーションやビデオをデザインすることもできます。締め切りが迫っている場合は、会議の流れをもう少し明確に設計します。参加者をランダムに移動する古い学校の方法に戻るか、特定の質問をしてみてください-「デビッド、これについてどう思いますか？」

4.常にビデオ機能を利用する

考えてみてください、もっとエキサイティングなことは何ですか？テキストおよびオーディオベースのチャットはすぐに単調になり、魅力的ではなくなります。調査によると、参加者はビデオを使用している間は出力についてより積極的かつ意識的になっていますが、テキストを使用している場合、ほとんどの従業員はほとんどの部分に集中することすらできません。したがって、HDストリームがあると、会議の全体的な雰囲気やトーンが不思議になります。さらに、参加者が簡単に気を散らしたり、マルチタスクを実行したりする余地はありません。結局のところ、お互いを監視することができます。

5.管理コントロールをマスターする

今日のほとんどの会議ソフトウェアには、管理者コントロールがプリロードされています。上司の場合は、ミュートボタンなどの参加者の権限を制御できます。よく誤用されますが、ミュートボタンは助けよりも害があります。優れたソフトウェアを使用すると、モードを切り替えたり、誰が話し、誰が離れるかを決定するなど、コミュニケーションの側面を制御できます。コントロールを持っていると、物事が軌道に乗っていないことを感じたらすぐに介入することができます。将来の分析のために会議を記録することもできます。したがって、ソフトウェアで会議を十分に制御できることを確認してください。会議を効率的に監視するのに十分なツールがある場合、気を散らすものや言い訳はできなくなります。

結論

バーチャルミーティングは、小規模から大規模まで、あらゆるタイプのビジネスオーナーにとって天の恵みです。結局のところ、世界規模で才能を活用したくないのは誰ですか？会議で物事を盛り上げるための少しの努力は、チームの士気を高め、組織の全体的な成果と生産性を高めるのに大いに役立ちます。メリットは、それぞれに1ダースほどです。大企業は事務処理の負荷を節約しますが、予算が限られている企業は、出張や人材のスカウトにリソースを浪費する必要はありません。インタラクティブなセッション、優れた会議プラットフォームのかなりの計画があれば、居心地の良い寝室や地元のカフェから事実上会社を運営することができます。