ビジネスコミュニケーションでグループミーティングを成功させるためのヒント

ビジネスグループの生活の中で会議は不可欠な部分です。このような会議を成功させるには、管理スキルと能力を効果的に使用することが重要です。最近の技術の進歩により、グループビジネスミーティングの実施方法も変わりました。現在、ezTalks会議などのさまざまなビデオ会議ツールが、参加者を直接会議室に呼び出す代わりに、対面会議に使用されています。ビジネスコミュニケーション環境でのグループミーティングをより効果的にするためのヒントを以下に示します。

ビジネスグループミーティング

会議の目的：あなたがそれを呼び出すための良い目的を持っているならば、あなたはあなたのグループビジネス会議をより効果的にすることができます。会議を開始するときに、会議を呼び出す目的と目標について説明する必要があります。ビジネスミーティングを効果的に実施するための最も重要な部分は、ミーティングのリーダーがベースを設定し、制限を定義し、参照を調整し、そのミーティングを呼び出す目的などを伝えることができる最初の5〜10分です。グループミーティングを作成できます。時間通りに開始および終了し、他の参加者とのコミュニケーション中に主な目的について具体的に話すことで、より効果的になります。会議は、時間通りに来た人にとっては罰となる可能性があるため、後発者を待つのではなく、時間通りに開始する必要があります。さらに、後発者のためにすべての手続きを繰り返すのではなく、そのままコミュニケーションを続ける必要があります。それは後発者に将来もっと時間厳守するようにメッセージを与えるでしょう。

オープンディスカッションを奨励する：他の参加者にオープンディスカッションを奨励することで、ビジネスグループミーティングをより効果的にすることができます。これにより、恥ずかしがり屋の人々が、これらの会議にもっと熱心に貢献したい熱心な参加者からのフィードバックを提供するとともに、発言することができます。通常、ビジネス会議のリーダーは、管理スキルを向上させるために他の参加者を支配します。そのような支配は、他の人が問題について自分の意見を述べるのを思いとどまらせる可能性があります。ビジネス会議を支配する本能を確認するには、可能であれば、その会議のリーダーシップを他の誰かに委任することをお勧めします。これにより、会議の他の参加者は、リーダーとして行動しながらグループの考えを整理することにより、自分の管理スキルを向上させることができます。また、ビジネス会議をより効果的にするために、会議を計画し、その議題を準備する方法を学ぶことができます。会議でのオープンディスカッションは、すべての参加者が会議の主要な問題に一貫して集中するのに役立ちます。

先に進む前に最初のトピックを閉じます。1つのトピックについて十分に話し合った後、最終決定を行った後、トピックを完全に閉じて、グループビジネス会議全体を会議の議題の次のトピックに進めることができるようにする必要があります。最初のトピックについての議論を閉じたり、茂みについて打ち負かしたりせずに次のトピックに進んで時間を無駄にすると、会議は決して効果的ではありません。

主なポイントを確認する：ディスカッションの各トピックを閉じている間、または会議全体の最後に、ディスカッションの主なポイントを確認する方法を知っている場合は、ビジネスグループ会議を効果的に管理できます。割り当てと計画の実施とともに、時間と行動のスケジュールを確認した後、会議を終了する必要があります。また、会議の他の参加者がその会議で行われた決定の一部になることもできます。ある時点で人々が同意すると、いくつかの非常に興味深いことが起こる可能性があります。そのような合意は、他の人にそれらに従うように圧力をかけることができます。会議の参加者のほとんどが特定の時点で特定のタスクを実行することを決定した場合、これらの責任からあなたを救うとともに、物事を効果的に検査、監視、および制御するための内部インセンティブを開始できます。同じトラックで作業しているグループは、参加者のいずれかが何をしなければならないか、または彼らが何をすべきかについて不満を持っている場合の証人として使用できます。したがって、他の参加者の公約を強力なツールとして使用することにより、グループ会議を効果的に管理できます。

会議の記録を残す：グループビジネス会議の最も重要な部分は、次の24時間以内に議事録を配布することです。会議で行われた重要な決定とそれらに対して行われたアクションの記録を保持します。この会議の記録は、この点に関して疑問が生じた場合の証拠として使用できます。それはあなたの管理スキルを向上させるだけでなく、会議の実施をより効果的にするのにも役立ちます。このツールを使用して対面会議を実施したり、オンライン会議を開催したりした場合でも、このような記録を書面で、またはezTalks会議などのビデオ会議ソリューションを使用して保持できます。

したがって、この記事で説明されているヒントは、ビジネスグループの会議を以前よりも効果的にするのに役立ちます。