効果的な仮想会議のためのトップ6のヒント

今日、多くの企業、企業、機関では、チームメンバーやクライアントが世界中に分散しています。マネージャーとして、仮想会議を頻繁に実施したいと考えています。最近では、あなたはあなたの主題が彼らと会うことになっているところに旅行しなければなりませんでした。しかし、現在、世界は有線であり、仮想/リモートまたはオンライン通信により、必ずしもオフィスを共有しているとは限らない、さまざまな場所からの多くの人々との会議をいつでも行うことができます。

個人的な時間の無駄だと思われる会議に参加したことはありますか？これで、同じ会議がビデオ会議または音声会議を介してリモートで行われていることがわかります。確かに、情報を整理して関与し続けることは非常に難しいでしょう。仮想会議には、技術的な問題、タイミングの悪さ、効果のないコミュニケーションツールなど、さまざまな課題があることは否定できません。それにもかかわらず、そのような会議を実施するときは、それらが魅力的で効果的であることを確認することが重要です。しかし、あなたはこの目的を達成できますか？以下は、効果的な仮想会議のための6つのヒントです。

効果的な仮想会議のための6つのヒント

1.ニーズに合った究極の仮想会議サービスを利用する

仮想会議の実施を計画している場合は、ニーズに完全に適合する最適な仮想会議ツールを選択することが不可欠です。幸いなことに、最も人気があり、信じられないほどのオンライン会議サービスがたくさんあります。優れたオプションには、 ezTalks Cloud Meeting 、Join.Me、GoogleHangoutsなどがあります。多くの場合、さまざまなオプションが、おそらくニーズを満たす特定の機能に優れています。会議に参加するすべての人が、自分のコンピューターまたはモバイルデバイスで動作するようにアプリをすぐに利用でき、テストされていることを確認します。

2.事前に資料と議題を配布します

カジュアルな会議でない限り、正式な会議には、議論される内容、そしてもちろん、各トピックが扱われる時間の概要を示す詳細な議題が含まれていることがよくあります。仮想会議を計画している場合は、事前にディスカッションの問題を発行していることを確認し、ぎりぎりのスクランブルを避けてください。通常、効果的な仮想コミュニケーションのために、リモートの参加者は、資料にアクセスして理解するための十分な時間を与える必要があります。それに加えて、仮想会議の進行中に簡単に参照できるように、すべてのドキュメント（議事録を含む）に明確なラベルと番号を付ける必要があります。

3.会議への参加方法に関する詳細な指示を提供します

誰もがインターネットの達人であると想定すべきではありません。多くの場合、オンライン会議プラットフォームを使用したことがない人と会うことになります。そのため、コミュニケーションが効果的ではなくなります。したがって、そのような会議を計画するときは、招待状を送信し、参加方法の詳細な手順が含まれていることを確認することが重要です。それに加えて、参加者がいくつかの課題を経験した場合に何を期待し、どのようにあなたに連絡するかについての手順を含めてください。

4.タイムゾーンを尊重する

仮想会議には、特定の時間に世界中から参加者が参加する場合があります。ご存知のように、ロンドンの参加者は午後2時頃に会議を開くことが望ましいかもしれませんが、極東の誰かに午前中に同時に出席するように依頼することは現実的ではないかもしれません。ミーティング。もちろん、時間差は仮想会議を開催する際の重要な課題ですが、世界時計と呼ばれることが多いGoogleカレンダーアドオンを使用して管理できます。すべての参加者のタイムゾーンでの適切な会議時間が表示されます。

5.バックアップ計画を立てる

仮想会議室をどれだけうまく計画したかに関係なく、すべてを人間が制御することは不可能であり、場合によってはうまくいかないこともあります。たとえば、インターネット接続に障害が発生したり、モバイルデバイス/コンピューターが予期せずクラッシュしたり、会議アプリが起動して実行されなかったという理由だけで参加者が接続できない場合があります。これらすべておよびそれ以上のものが、仮想会議を無効にする可能性があります。そのことを念頭に置いて、プランBを用意することが重要です。代替プランには、サービスの一時的な中断や不具合が発生する場所から仮想会議を実施する場合に、インターネットバックアップを作成することが含まれる場合があります。優先する仮想会議アプリが問題になる可能性がある場合は、別の会議リンクを設定することを検討してください。それに加えて、オーディオリンクが文字化けした場合に備えて、オーディオを補足するためのバックアップオーディオ電話回線をすぐに利用できるようにしてください。

6.参加者を関与させる

効果的なリモート会議を実行する上での主要な課題の1つとして、参加者の関与が一貫して浮かび上がることが認識されています。幸いなことに、この懸念を解決するための無限の提案とヒントがあります。これには、各参加者に会議で果たす役割の割り当てが含まれます。質問を投げかけたりコメントを求めたりすることで、より頻繁に健全な議論を促すことは、会議を活発にする魅力的な相互作用の一部です。

結論

ビジネスの観点から、個人的なものと専門的なものの両方の仮想会議は、ますます今日の標準になりつつあります。ほとんどの人は、トレーニング、ウェビナー、会議などの無数の目標を達成するための費用対効果の高い方法としてリモート会議を採用しているため、効果的なオンラインコミュニケーションが最終的な節約と引き換えにされないようにすることが不可欠です。会議は事実上、直接会う必要性に完全に取って代わるものではありませんが、その利便性と採用の容易さのおかげで、ビジネスの生産性が向上しています。上で説明した効果的な仮想会議のヒントのリストを使用すると、そのような会議を実施するときにしばしば経験する課題が減少し、プロセスがシームレスになります。