リモートミーティングの10のヒント

チームの運営方法とコラボレーション方法は常に変化しています。アウトソーシング、リモートワーカー、コンサルティングは増加傾向にあります。時間の制約のために、直接ではなくリモートで通信することをクライアントが好むことがますます一般的になっています。しばらくの間リモートワークを悩ませている主要な問題の1つは、仮想会議を効果的に実施する方法です。リモート会議の定義は、世界中の個人が場所に関係なく、テキスト、オーディオ、およびビデオを使用してオンラインで通信する場合です。このような会議では、個人がデータと情報をリアルタイムで共有でき、物理的な単一の場所にいる必要はありません。非生産的なリモート会議は、組織の運営の一部として受け入れられるべきではありません。そのため、リモート会議に役立つヒントを学ぶことが不可欠です。

リモートミーティングの10の主なヒント

前述のように、効果的なリモート会議をホストすることは非常に難しい場合があります。そのため、会議を成功または生産的にするための、便利で実用的なリモート会議のヒントを用意する必要があります。以下は、リモート会議のヒントです。

1.理想的なリモートミーティングツール

ニーズを満たすか、意図した目的を果たす適切なリモート会議ツールを選択することを常にお勧めします。今日の市場には、ezTalksMeetingsなどのリモート会議を容易にするために使用できるいくつかの効果的なソフトウェアがあります。このようなソフトウェアは、ビデオ会議、デスクトップ共有、およびリモート会議の成功を促進するその他の無数の機能をサポートします。間違いなく、これは効果的なリモート会議に寄与する最も重要な要因の1つと見なすことができます。 ezTalks Cloud Meetingなど、すばやく簡単に使用できる会議ツールに投資します。

2.タイムゾーンの感度

リモートミーティングを開催する責任がある人は、すべての参加者/参加者に適した時間を選択するように注意する必要があります。これにより、すべての参加者が確実に出席し、最終的には効果的な会議になります。

3.議題

リモートミーティングを開催する前に、その議題を共有することをお勧めします。これにより、参加者が傍観されないことが保証されます。議題を1日または2日共有することで、すべての参加者が順調に進むことができます。議題は事前に共有する必要があるという事実とは別に、特定の事柄のみをカバーし、所定の計画に固執するように慎重に計画する必要があります。

4.招待状

多数の参加者とのリモートミーティングを行うことは非常に困難です。これは主に、技術的な制限と、会議中に全員が貢献できないためです。少数の参加者から始めて、リモートチーム管理の成功を向上させるために、徐々に参加者を増やすことをお勧めします。

5.ルールを策定する

それが定期的な会議、承認セッション、プロジェクトの更新、さらにはブレーンストーミングであるかどうかに関係なく。会議の進行を管理するルールを作成することが重要です。これは、会議の前に回覧する必要があります。さらに、より長い期間設定する必要があります。制御不能なリモート会議は、創造性を高めることも、生産性を高めることもありません。実際、全員が同時に話したい、または誰かが会話を支配したいので、混乱を招く可能性があります。

6.はじめに

リモート会議に参加するすべての人は、会議の議長を務める人によって、最初に紹介される必要があります。これにより、参加者間の相互作用が容易になり、最初から人々の関心を維持できます。全員を紹介するもう1つの理由は、リモート会議中にビデオカメラがすべてのスピーカーを表示しないことです。人々は、より積極的に貢献する傾向があり、電話をかけている個人の身元を知っていると、よりオープンになります。

7.スモールトーク

遠隔会議の参加者が会議の開始前に小さな話をすることも同様に重要です。それは人々がつながりを感じさせ、また彼らが彼らの存在を感じさせるのを助けるのでそれは有益です。スモールトークで話し合うことは、仕事以外のことです。

8.目標のリマインダー

これは、リモートミーティングのヒントの1つです。参加者は、会議の開始直後に会議の目標を思い出す必要があります。これは、会議の目標のステッカーが利用可能な場合は、オンラインコラボレーションホワイトボードに貼ることで実現できます。これは、出席しているすべての人の心にそれを新鮮に保つのに役立ちます。

9.準備

テクノロジーは非常に優れていますが、時にはがっかりすることもあります。これが、常に予定時刻より少し早く会議に参加することが賢明である主な理由です。これにより、予期しない問題のトラブルシューティングを行うのではなく、すべてが正しく機能しているかどうかをテストできます。早めに参加することで、ハードウェアまたはソフトウェアで問題が発生した場合に代替手段を見つける機会も得られます。

10.フィードバック

リモートミーティングのすべての参加者を注意深く関与させ続けるための最良の方法は、継続的にフィードバックを求めることです。これは、だれにも気を失う機会を与えません。さらに、懸念を提起したり、コメントしたり、質問したりすることで、誰もが積極的に参加することを奨励します。

上記のリモート会議のヒントは他にもたくさんあるので網羅的ではありませんが、効果的な会議を促進するには十分なはずです。

結論

リモート会議の定義とヒントに関する上記の洞察に満ちた情報は、企業がリモート会議を成功させるのに役立つはずです。